O NotaCaixa é o painel financeiro completo do prestador de serviço: propostas, faturas, cobranças, nota fiscal e controle de caixa em um só lugar. Criar a conta leva menos de 5 minutos.
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Crie sua conta
Acesse notacaixa.com.br, clique em "Testar grátis" e cadastre-se com seu e-mail. Você ganha 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito.
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Informe seu CNPJ
No primeiro acesso, digite seu CNPJ. O sistema busca automaticamente a razão social, endereço e atividade da sua empresa — você só confirma.
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Explore o painel
O menu lateral organiza tudo: Resumo (visão geral), Operações (transações, clientes, serviços, propostas, faturas, cobranças, notas) e ferramentas de inteligência.
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Complete as Configurações
Antes de emitir notas e cobrar, visite Configurações e preencha seus dados fiscais, chave PIX e logo. As próximas seções explicam cada item.
💡Use o NotaCaixa no celular: o site funciona como aplicativo (PWA). No navegador, toque em "Adicionar à tela inicial".
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SEÇÃO 2
Configurações da empresa
A página Configurações concentra tudo que o sistema precisa para trabalhar por você: dados fiscais, certificado digital, chave PIX, logo e precificação.
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Dados fiscais (para NFS-e)
Preencha a Inscrição Municipal, confirme o município e ajuste as alíquotas conforme orientação do seu contador (ISS, opção pelo Simples Nacional e código de tributação do seu serviço).
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Certificado Digital A1
Para emitir NFS-e é necessário o certificado digital A1 (e-CNPJ), um arquivo .pfx emitido por uma Autoridade Certificadora (Serasa, Certisign, etc.). Faça o upload do arquivo e informe a senha — ele fica guardado com criptografia de nível bancário.
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Chave PIX
Cadastre sua chave PIX (CPF, CNPJ, e-mail, telefone ou aleatória). Ela é usada nas cobranças manuais: o cliente recebe a chave e o QR Code para pagar direto do banco dele.
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Logo da empresa
Envie sua logo em Identidade & Precificação. Ela aparece nas propostas e faturas que seus clientes recebem — profissionalismo que faz diferença.
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Hora técnica padrão
Defina o valor da sua hora de trabalho. Serviços cobrados por hora usam esse valor automaticamente no catálogo e nas propostas.
⚠️Sem certificado A1 e Inscrição Municipal, a emissão de NFS-e fica bloqueada. Os demais recursos funcionam normalmente.
Cadastre seus clientes uma vez e reuse em propostas, faturas, cobranças e notas. O histórico financeiro de cada cliente fica centralizado.
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Cadastro rápido por CNPJ
Ao cadastrar um cliente PJ, digite o CNPJ e o sistema preenche razão social, endereço e e-mail automaticamente.
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Clientes pessoa física
Para PF, informe nome, WhatsApp e e-mail. O CPF é solicitado apenas quando necessário (ex: cobrança online via Asaas).
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Histórico por cliente
Na lista de clientes você vê quanto cada um já gerou de receita e quem está com pagamento em atraso.
💡Cadastrar o e-mail do cliente permite que cobranças e notas fiscais sejam enviadas automaticamente para ele.
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SEÇÃO 4
Catálogo de serviços
O catálogo padroniza seus serviços com nome, descrição e preço prontos. Cadastre uma vez e use em propostas, faturas, cobranças e notas — sem redigitar nada.
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Cadastre um serviço
Em Serviços → Novo serviço, dê um nome, uma descrição padrão e escolha o tipo de precificação.
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Escolha como cobrar
Preço fechado (ex: "Instalação — R$ 150"), por hora técnica (ex: "Consultoria — 8h × R$ 120") ou por unidade que você define (m², diária, sessão, peça...).
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Use em todo o sistema
Ao criar proposta, fatura ou cobrança, selecione o serviço do catálogo: descrição e valor são preenchidos na hora. Nos serviços por hora ou unidade, basta informar a quantidade.
💡A categoria do serviço organiza seus relatórios automaticamente quando o pagamento entra no caixa.
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SEÇÃO 5
Propostas com aceite online
Substitua o orçamento por texto no WhatsApp por uma proposta profissional com sua logo, que o cliente visualiza e aceita online — e você fica sabendo de tudo.
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Monte a proposta
Em Propostas → Nova proposta, escolha o cliente, adicione itens do catálogo (ou avulsos), defina a validade (padrão: 15 dias) e as condições comerciais (forma de pagamento, prazo de execução...).
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Envie o link
Ao gerar, você recebe um link exclusivo (numeração PROP-2026-001) e um botão de envio direto pelo WhatsApp com mensagem pronta.
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Cliente visualiza e responde
O cliente abre uma página com sua logo e os detalhes, e pode aceitar ou recusar informando o nome completo — que fica registrado com data e hora como confirmação.
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Acompanhe pelo sino
Você recebe notificação quando a proposta é visualizada e quando é respondida. Na lista, cada proposta mostra seu status: enviada, visualizada, aceita, recusada ou expirada.
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Proposta aceita → próximo passo
Da proposta aceita, clique em "Gerar fatura" (fluxo completo) ou "Cobrança direta" (atalho). Os dados vão preenchidos automaticamente.
💡O cliente pode salvar a proposta em PDF pelo botão de impressão da própria página.
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SEÇÃO 6
Faturas de serviço
A fatura de serviço é o documento comercial que detalha o que foi executado — com sua logo e numeração própria (FAT-2026-001). Ideal para enviar junto com a cobrança.
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Gere a partir da proposta aceita
Em Propostas, clique em "Gerar fatura": cliente e itens vêm preenchidos. Ajuste se necessário e confirme.
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Ou crie direto
Serviço executado sem proposta? Em Faturas → Nova fatura, monte os itens do catálogo, informe a data de execução e observações (garantia, materiais...).
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Envie ao cliente
A fatura tem um link próprio para compartilhar por WhatsApp, com visual profissional e opção de salvar em PDF.
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Gere a cobrança da fatura
Clique em "Gerar cobrança": o link da fatura vai junto na mensagem de cobrança e no e-mail — o cliente vê o detalhamento e paga.
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Emita a NFS-e em um clique
Da fatura, o botão "Emitir NFS-e" abre a emissão com valor, descrição e cliente já preenchidos. A fatura ganha o selo de NFS-e emitida.
⚠️A fatura de serviço é um documento comercial — ela NÃO substitui a nota fiscal. Para o documento fiscal, emita a NFS-e a partir da fatura.
Crie cobranças em segundos e compartilhe pelo WhatsApp. O sistema acompanha quem pagou e quem está atrasado — e o pagamento confirmado entra automaticamente no seu caixa.
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Crie a cobrança
Em Cobranças → Nova cobrança, escolha o cliente (ou digite o nome), o valor, a descrição (ou selecione do catálogo) e o vencimento.
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Parcele se precisar
Ative "Parcelar cobrança" para gerar várias cobranças com vencimentos mensais (2x a 12x), identificadas como Parcela 1/3, 2/3...
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Ou repita todo mês
Ative "Repetir mensalmente" para serviços recorrentes (mensalidades): o sistema gera uma nova cobrança automaticamente no dia do vencimento escolhido.
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Compartilhe pelo WhatsApp
A cobrança gera uma mensagem pronta com sua chave PIX (ou link de pagamento). Há também o QR Code PIX para o cliente escanear.
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Cobre os atrasados
Cobranças vencidas ganham o botão "Lembrar", que envia uma mensagem de lembrete educada com os dados do pagamento.
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Confirme o recebimento
Quando o cliente pagar na sua conta, clique em "Pago" — a receita entra no caixa vinculada ao cliente. (Com Asaas, isso é automático.)
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SEÇÃO 8
Receber com Asaas (PIX, boleto e cartão)
Conecte sua conta Asaas e suas cobranças ganham uma página de pagamento online com PIX, boleto e cartão. O dinheiro cai direto na SUA conta Asaas — o NotaCaixa nunca toca nos valores.
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Crie sua conta no Asaas
Acesse asaas.com e faça o cadastro gratuito com os dados da sua empresa. O envio de documentos e a verificação são feitos diretamente com o Asaas.
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Gere sua chave de API
No painel do Asaas: Menu → Integrações → Chave de API → Gerar chave. Copie o código completo (começa com $aact_).
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Conecte no NotaCaixa
Em Configurações → Receber com Asaas, cole a chave e clique em Conectar. A chave é validada na hora e guardada com criptografia.
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Cobre online
Ao criar uma cobrança, ative "Receber online via Asaas" e informe o CPF/CNPJ do cliente (exigência do Asaas). O cliente recebe um link onde escolhe pagar com PIX, boleto ou cartão.
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Status automático
Quando o cliente paga, o NotaCaixa sincroniza o status ao abrir a página de Cobranças (ou pelo botão Atualizar) e registra a receita no caixa sozinho. Cobranças criadas direto no painel do Asaas também são importadas.
💡Quer testar sem dinheiro real? Crie uma conta em sandbox.asaas.com e conecte usando a opção "Sandbox (teste)".
⚠️O processamento dos pagamentos, taxas, repasses, estornos e o suporte financeiro são de responsabilidade do Asaas. Consulte as taxas vigentes no painel deles.
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SEÇÃO 9
Notas Fiscais (NFS-e Nacional)
Emita a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica direto pelo NotaCaixa, integrado ao sistema NFS-e Nacional do gov.br — sem enfrentar o portal da prefeitura.
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Pré-requisitos
Certificado digital A1 configurado, Inscrição Municipal preenchida e dados fiscais revisados (Configurações). Seu município precisa estar integrado ao sistema nacional.
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Emita a nota
Em Notas Fiscais → Nova nota (ou pelo botão "Emitir NFS-e" de uma fatura), informe o tomador (cliente), CPF/CNPJ, valor e descrição do serviço. Confira e confirme.
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DANFSe automático
A nota é transmitida ao gov.br e, se o tomador tiver e-mail cadastrado, ele recebe o PDF da nota (DANFSe) automaticamente.
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Acompanhe e gerencie
A lista de notas mostra número, tomador, valor e status. Notas emitidas podem ser canceladas dentro do prazo legal, com justificativa.
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Exporte para o contador
Use "Exportar CSV" para gerar a planilha das notas do mês — pronta para enviar ao seu contador (ou dê a ele acesso direto: veja a seção Contador).
⚠️MEIs prestadores de serviço já devem emitir NFS-e Nacional desde 2023. ME e EPP optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços passam a usar obrigatoriamente a partir de 01/09/2026.
⚠️As notas fiscais emitidas são preservadas por 5 anos mesmo se você excluir sua conta — é uma obrigação legal (Código Tributário Nacional).
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SEÇÃO 10
Financeiro: transações e relatórios
Todo o dinheiro que entra e sai fica registrado em Transações — alimentado automaticamente pelas cobranças pagas e pelos lançamentos que você faz.
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Lance receitas e despesas
Em Transações → Nova transação, informe tipo, valor, descrição e categoria. A IA sugere a categoria automaticamente pela descrição.
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Importe seu extrato
Use "Importar extrato" para subir o arquivo do seu banco (OFX/CSV): o sistema identifica os lançamentos e reconhece pagamentos de cobranças pendentes.
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Acompanhe o Resumo
O painel inicial mostra saldo, entradas × saídas, contas a receber e o gráfico do fluxo de caixa do mês.
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Relatório mensal
Em Relatório, veja o breakdown por categoria, compare meses e exporte tudo em CSV.
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Ferramentas do MEI
A Calculadora DAS estima sua guia mensal e o Calendário Fiscal lembra os prazos. O sistema também acompanha seu faturamento anual e avisa quando você se aproxima do limite MEI (R$ 81.000).
O assistente conhece os números do SEU negócio e responde em linguagem simples, 24h por dia.
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Pergunte qualquer coisa do seu financeiro
"Quanto faturei este mês?", "Quem está me devendo?", "Quando atinjo o teto do MEI?", "Qual meu serviço mais lucrativo?" — o assistente responde com base nos seus dados reais.
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Receba alertas proativos
A IA monitora seu negócio e avisa antes do problema: limite MEI se aproximando, cobranças atrasadas acumulando, DAS vencendo.
⚠️O assistente é uma ferramenta de apoio à gestão — ele não substitui a orientação do seu contador para decisões fiscais e tributárias.
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SEÇÃO 12
Acesso do contador
Dê ao seu contador acesso de leitura aos seus dados — ele acompanha suas transações, notas e relatórios sem você precisar enviar planilha nenhuma.
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Convide o contador
Em Configurações → Acesso do Contador, gere o link de convite e envie a ele por WhatsApp ou e-mail.
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Ele acessa um portal próprio
O contador entra em um painel exclusivo onde vê suas transações categorizadas, notas emitidas e um DRE simplificado do ano — tudo somente leitura, com exportação CSV.
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Revogue quando quiser
Você pode revogar o acesso a qualquer momento na mesma tela. O controle é sempre seu.
💡Seu contador tem vários clientes? O NotaCaixa tem um plano corporativo para escritórios de contabilidade — indique a página notacaixa.com.br/contadores.
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SEÇÃO 13
Conta, assinatura e segurança
Gerencie seu plano, pagamento e dados na página de Configurações.
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Teste grátis e assinatura
O teste dura 7 dias com tudo liberado, sem cartão. Para continuar, assine o plano mensal no cartão (renovação automática) ou escolha um plano pré-pago — tudo processado pelo Mercado Pago.
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Pagar sem cartão: PIX ou boleto
Em Configurações → Plano pré-pago, escolha Trimestral (R$ 109,90) ou Anual (R$ 399,00) e pague com PIX (ativa em segundos) ou boleto (1-2 dias úteis). Sem renovação automática: avisamos antes do fim do período, e renovando antecipado os dias se acumulam.
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Notificações
O sino no topo mostra tudo que aconteceu: proposta visualizada/aceita, NFS-e emitida, pagamentos confirmados e alertas do sistema.
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Trocar sua senha
Clique no seu avatar (canto superior direito) → Alterar senha. Por segurança, você informa a senha atual antes de definir a nova (mínimo 8 caracteres, com letras e números). Esqueceu a senha? Use "Esqueci minha senha" na tela de login.
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Seus dados protegidos
Certificado digital e chaves de API são guardados com criptografia AES-256. Seus dados ficam em nuvem com backup e nunca são vendidos ou compartilhados.
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Excluir a conta
Em Configurações → Zona de risco você pode excluir sua conta. Dados pessoais são removidos; apenas as notas fiscais são preservadas por 5 anos, por obrigação legal.
Ficou com dúvida que o manual não resolveu? Fale com a gente — os primeiros clientes têm onboarding assistido pelo WhatsApp.
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WhatsApp
O jeito mais rápido: clique no botão verde flutuante em qualquer página do site, ou chame direto no (11) 91998-3897.
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E-mail
Escreva para contato@notacaixa.com.br — respondemos em até 24h nos dias úteis.
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Formulário
Use a página de Contato do site para enviar sua mensagem.